SAP Spend Management : comment Ariba, Concur et Fieldglass fonctionnent ensemble

Nous avons écrit cet article en octobre 2023, après SAP Spend Connect Live. L’événement appartient au passé, mais ce que SAP y a présenté décrit toujours la façon dont s’articule son portefeuille de spend management. Nous avons donc transformé le compte rendu en introduction.

Le spend management de SAP couvre trois types de dépenses d’entreprise : les achats (SAP Ariba), les déplacements et notes de frais (SAP Concur) et le personnel externe (SAP Fieldglass). SAP Business Network les relie aux fournisseurs, S/4HANA à la finance.

En bref : Ariba gère appels d’offres, contrats, achats, fournisseurs et factures ; Concur les déplacements et notes de frais ; Fieldglass les prestataires et services externes. SAP Business Network relie acheteurs et fournisseurs pour les commandes et les factures, et l’intégration avec S/4HANA comptabilise le tout sans ressaisie. Vous n’avez pas besoin des trois : commencez par la dépense la moins maîtrisée. Pour le volet achats, voyez notre page Achats (Ariba).

Qu’a annoncé SAP lors de Spend Connect Live 2023 ?

Trois annonces d’octobre 2023 restent pertinentes (SAP News) :

• SAP Spend Control Tower, une couche d’analyse couvrant achats, déplacements et personnel externe, prévue pour le premier trimestre 2024.
• SAP Ariba Category Management, disponible depuis août 2023, pour les stratégies par catégorie et les plans d’économies.
• IA générative dans les achats, en commençant par Joule dans SAP Ariba Sourcing et une vue « Supplier 360 » sur les risques et la durabilité.

SAP a résumé sa stratégie par la formule « Everything procurement at SAP is now SAP Ariba ». Depuis, SAP commercialise de plus en plus le procure-to-pay sous le nom SAP Business Network, d’où le nom de notre page : SAP Business Network for Procurement (anciennement SAP Ariba).

Que couvre SAP Ariba ?

Ariba couvre l’ensemble du cycle d’achat.

Appels d’offres. Demandes de prix, enchères et évaluation des fournisseurs. Les équipes achats organisent des consultations, comparent les offres sur le prix et d’autres critères (fiabilité des livraisons, certifications, durabilité) et attribuent les contrats. Les fournisseurs déjà présents sur le réseau peuvent être invités sans reconstruire chaque relation.

Achats. Demandes, approbations, commandes et entrées de marchandises. Une demande suit le circuit d’approbation, devient une commande envoyée électroniquement au fournisseur et est rapprochée de l’entrée de marchandises et de la facture.

Gestion des contrats. Un référentiel central des contrats fournisseurs, avec alertes lorsque la dépense dépasse les volumes convenus ou qu’une échéance approche. C’est là que la dépense hors contrat devient visible.

Gestion des fournisseurs. Intégration, qualification, performance et risques. Les fournisseurs tiennent à jour leur profil, leurs certificats et leurs données de durabilité sur le réseau.

Gestion des factures. Rapprochement à trois voies entre facture, commande et entrée de marchandises. Les écarts apparaissent avant le paiement, pas à la clôture du mois.

Qu’apportent Concur et Fieldglass ?

SAP Concur gère les déplacements et les notes de frais. La politique de voyage s’applique dès la réservation, pas au remboursement. Les justificatifs sont photographiés et lus automatiquement, kilomètres et indemnités journalières sont calculés, et les dépenses hors politique signalées avant approbation. Les analyses montrent les dépenses par service, voyageur et fournisseur, utiles pour négocier avec hôtels et compagnies aériennes.

SAP Fieldglass gère les dépenses liées au personnel externe. Les intérimaires et prestataires sont demandés, sélectionnés, suivis et payés dans un seul processus, avec tarifs, heures et conditions contractuelles. Les projets au forfait sont suivis par jalons et budget. Les données de conformité comme certificats, assurances et permis de travail sont gérées par personne, ce dont les secteurs réglementés ne peuvent se passer.

Comment SAP Business Network relie-t-il l’ensemble ?

SAP Business Network est la couche de connexion avec les fournisseurs, avec des millions d’entreprises connectées.

Pour les acheteurs : trouver des fournisseurs, envoyer des commandes électroniques, recevoir des factures structurées et surveiller le risque fournisseur via une connexion standard plutôt qu’un projet EDI par fournisseur.

Pour les fournisseurs : recevoir les commandes, soumettre les factures, gérer catalogues et certificats en un seul endroit, pour tous leurs clients présents sur le réseau. Une seule inscription pour travailler avec tout acheteur connecté.

Sur toutes les catégories : le Spend Control Tower rassemble les données des achats, des déplacements et du personnel externe dans une vue globale des dépenses, avec les potentiels d’économies et le respect des politiques.

Comment le spend management se connecte-t-il à S/4HANA ?

La valeur du spend management se voit en finance. L’intégration d’Ariba, Concur et Fieldglass avec S/4HANA apporte :

Contrôle budgétaire à la demande. Une demande d’achat vérifie le budget disponible dans S/4HANA avant de poursuivre, et non à l’arrivée de la facture.

Écritures automatiques. Entrées de marchandises et factures approuvées génèrent des écritures dans S/4HANA. Pas de ressaisie, moins de rapprochements à la clôture.

Paiement. Les factures approuvées passent dans S/4HANA et sont réglées par le programme de paiement habituel.

Remboursement des frais. Les notes de frais approuvées dans Concur créent des dettes pour le remboursement des collaborateurs.

C’est là que se situe notre travail. Spadoom implémente S/4HANA Public Cloud comme noyau de la finance et des achats et le relie à SAP Business Network for Procurement, avec la même équipe que pour le volet client. Si vos fournisseurs doivent aussi partager prévisions et stocks, consultez Supply Chain Collaboration et notre panorama du portefeuille supply chain de SAP. Pourquoi une seule équipe pour l’ERP et les systèmes voisins compte, notre comparaison des partenaires cloud ERP et CRM l’explique.

Questions fréquentes

Ai-je besoin des trois produits (Ariba, Concur, Fieldglass) ?

Non. Chacun fonctionne seul. La plupart des entreprises commencent là où la dépense est la plus élevée ou la moins maîtrisée, en général les achats, donc Ariba ou les fonctions d’achat de SAP Business Network. Concur suit quand les déplacements et notes de frais pèsent, Fieldglass quand les prestataires externes représentent une part significative des coûts.

Ariba fonctionne-t-il sans S/4HANA ?

Oui. Ariba et SAP Business Network se connectent à d’autres ERP via des interfaces standard et un middleware. Pour S/4HANA et ECC, SAP fournit des intégrations préconfigurées, ce qui raccourcit le projet et réduit le mapping à maintenir vous-mêmes.

Quelle différence entre Ariba et les achats dans S/4HANA ?

S/4HANA couvre les achats opérationnels : demandes d’achat, commandes, entrées de marchandises et contrôle des factures. Ariba ajoute les appels d’offres, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et la connexion en réseau avec eux. Beaucoup d’entreprises utilisent les deux : S/4HANA pour les achats courants et Ariba pour les achats stratégiques et la collaboration fournisseurs.

Combien de temps dure une implémentation d’Ariba ?

Cela dépend du périmètre. Un seul processus, comme le guided buying ou la facturation des fournisseurs via le réseau, représente un projet de quelques semaines à quelques mois. Un source-to-pay complet avec appels d’offres, contrats, achats et factures prend plus de temps, et c’est souvent l’intégration des fournisseurs qui donne le rythme plus que le logiciel. Prévoyez l’onboarding des fournisseurs comme un chantier à part entière.

Qu’est-ce que le SAP Spend Control Tower ?

Une couche d’analyse annoncée par SAP lors de Spend Connect Live 2023. Elle réunit dans une seule vue les données de dépenses des achats, des déplacements et du personnel externe, pour que la finance et les achats repèrent économies, écarts de politique et risques sur toutes les catégories plutôt que système par système.