SAP Spend Management: come lavorano insieme Ariba, Concur e Fieldglass

Abbiamo scritto questo articolo nell’ottobre 2023, dopo SAP Spend Connect Live. L’evento è ormai passato, ma ciò che SAP ha presentato descrive ancora come si compone il suo portafoglio di spend management. Per questo abbiamo trasformato il resoconto in una guida introduttiva.

Lo spend management di SAP copre tre tipi di spesa aziendale: acquisti (SAP Ariba), viaggi e note spese (SAP Concur) e personale esterno (SAP Fieldglass). SAP Business Network li collega ai fornitori, S/4HANA alla finanza.

In sintesi: Ariba gestisce gare, contratti, acquisti, fornitori e fatture; Concur viaggi e note spese; Fieldglass collaboratori esterni e servizi. SAP Business Network collega acquirenti e fornitori per ordini e fatture, e l’integrazione con S/4HANA registra tutto in contabilità senza doppie digitazioni. Non servono tutti e tre: partite dalla spesa meno controllata. Per il lato acquisti trovate tutto nella pagina Approvvigionamento (Ariba).

Cosa ha annunciato SAP a Spend Connect Live 2023?

Tre annunci dell’ottobre 2023 restano rilevanti (SAP News):

• SAP Spend Control Tower, uno strato di analisi su acquisti, viaggi e personale esterno, previsto per il primo trimestre 2024.
• SAP Ariba Category Management, disponibile da agosto 2023, per strategie di categoria e piani di risparmio.
• AI generativa negli acquisti, a partire da Joule in SAP Ariba Sourcing e da una vista «Supplier 360» su rischi e sostenibilità.

SAP ha riassunto la sua strategia con la frase «Everything procurement at SAP is now SAP Ariba». Da allora SAP propone sempre più il procure-to-pay con il nome SAP Business Network, ed è per questo che la nostra pagina si chiama SAP Business Network for Procurement (ex SAP Ariba).

Cosa gestisce SAP Ariba?

Ariba copre l’intero ciclo degli acquisti.

Gare. Richieste di offerta, aste e valutazione dei fornitori. I team acquisti organizzano gare, confrontano le offerte su prezzo e altri criteri (affidabilità delle consegne, certificazioni, sostenibilità) e aggiudicano i contratti. I fornitori già presenti in rete si possono invitare senza costruire ogni relazione da zero.

Acquisti. Richieste, approvazioni, ordini ed entrate merci. Una richiesta passa dal flusso di approvazione, diventa un ordine inviato elettronicamente al fornitore e viene riconciliata con entrata merci e fattura.

Gestione dei contratti. Un archivio centrale dei contratti con i fornitori, con avvisi quando la spesa supera i volumi concordati o si avvicina una scadenza. È qui che diventa visibile la spesa fuori contratto.

Gestione dei fornitori. Onboarding, qualifica, prestazioni e rischi. I fornitori mantengono in rete il proprio profilo, le certificazioni e i dati di sostenibilità.

Gestione delle fatture. Riconciliazione a tre vie tra fattura, ordine ed entrata merci. Le differenze emergono prima del pagamento, non alla chiusura del mese.

Cosa aggiungono Concur e Fieldglass?

SAP Concur gestisce viaggi e note spese. La policy di viaggio si applica al momento della prenotazione, non al rimborso. Le ricevute si acquisiscono con lo smartphone e vengono lette automaticamente, chilometri e diarie sono calcolati e le voci fuori policy vengono segnalate prima dell’approvazione. Le analisi mostrano la spesa per reparto, viaggiatore e fornitore e aiutano nelle trattative con hotel e compagnie aeree.

SAP Fieldglass gestisce la spesa per il personale esterno. I collaboratori temporanei vengono richiesti, selezionati, gestiti e pagati in un unico processo con tariffe, ore e condizioni contrattuali. I progetti basati su statement of work vengono seguiti per milestone e budget. I dati di conformità come certificazioni, assicurazioni e permessi di lavoro sono gestiti per persona, cosa a cui i settori regolamentati non possono rinunciare.

Come collega tutto SAP Business Network?

SAP Business Network è lo strato di collegamento con i fornitori, con milioni di aziende connesse.

Per gli acquirenti: trovare fornitori, inviare ordini elettronici, ricevere fatture strutturate e monitorare il rischio fornitori con un’unica connessione standard invece di un progetto EDI per ogni fornitore.

Per i fornitori: ricevere ordini, inviare fatture, gestire cataloghi e certificazioni in un solo luogo, per tutti i clienti presenti in rete. Ci si registra una volta e si lavora con qualsiasi acquirente connesso.

Su tutte le categorie: lo Spend Control Tower riunisce i dati di acquisti, viaggi e personale esterno in una vista complessiva della spesa, con opportunità di risparmio e rispetto delle policy.

Come si collega lo spend management a S/4HANA?

Il valore dello spend management si vede in contabilità. L’integrazione di Ariba, Concur e Fieldglass con S/4HANA offre:

Controllo del budget alla richiesta. Una richiesta d’acquisto verifica il budget disponibile in S/4HANA prima di procedere, non quando arriva la fattura.

Registrazioni automatiche. Entrate merci e fatture approvate generano scritture contabili in S/4HANA. Niente doppie digitazioni, meno partite da riconciliare a fine mese.

Pagamento. Le fatture approvate passano a S/4HANA e vengono pagate nel normale ciclo di pagamento.

Rimborso spese. Le note spese approvate in Concur generano debiti per il rimborso ai collaboratori.

È qui che si colloca il nostro lavoro. Spadoom implementa S/4HANA Public Cloud come core per finanza e acquisti e lo collega a SAP Business Network for Procurement, con lo stesso team che segue il lato cliente. Se i fornitori devono condividere anche previsioni e scorte, leggete Supply Chain Collaboration e la nostra panoramica del portafoglio supply chain di SAP. Perché conta avere un solo team per l’ERP e i sistemi vicini lo spiega il nostro confronto tra partner per cloud ERP e CRM.

Domande frequenti

Servono tutti e tre i prodotti (Ariba, Concur, Fieldglass)?

No. Ognuno funziona da solo. La maggior parte delle aziende parte dove la spesa è più alta o meno controllata, di solito gli acquisti e quindi Ariba o le funzioni di procurement di SAP Business Network. Concur segue quando viaggi e note spese pesano, Fieldglass quando collaboratori esterni e servizi rappresentano una quota rilevante dei costi.

Ariba funziona senza S/4HANA?

Sì. Ariba e SAP Business Network si collegano ad altri ERP tramite interfacce standard e middleware. Per S/4HANA ed ECC SAP fornisce integrazioni preconfigurate, che accorciano il progetto e riducono il mapping da mantenere in proprio.

Che differenza c’è tra Ariba e gli acquisti in S/4HANA?

S/4HANA copre gli acquisti operativi: richieste d’acquisto, ordini, entrate merci e verifica fatture. Ariba aggiunge gare, gestione dei contratti, gestione dei fornitori e il collegamento in rete con i fornitori. Molte aziende usano entrambi: S/4HANA per gli acquisti quotidiani e Ariba per l’approvvigionamento strategico e la collaborazione con i fornitori.

Quanto dura un’implementazione di Ariba?

Dipende dal perimetro. Un singolo processo come il guided buying o la fatturazione dei fornitori in rete è un progetto di qualche settimana o pochi mesi. Un source-to-pay completo con gare, contratti, acquisti e fatture richiede più tempo, e spesso è l’attivazione dei fornitori a dettare il ritmo più del software. Pianificate l’onboarding dei fornitori come un filone di lavoro a sé.

Che cos’è SAP Spend Control Tower?

Uno strato di analisi annunciato da SAP a Spend Connect Live 2023. Riunisce in un’unica vista i dati di spesa di acquisti, viaggi e personale esterno, così finanza e acquisti individuano risparmi, violazioni delle policy e rischi su tutte le categorie invece che sistema per sistema.