SAP Spend Management: So arbeiten Ariba, Concur und Fieldglass zusammen

Wir haben diesen Beitrag im Oktober 2023 nach SAP Spend Connect Live geschrieben. Die Veranstaltung ist Geschichte, doch was SAP dort gezeigt hat, beschreibt noch immer, wie das Spend-Management-Portfolio zusammenpasst. Deshalb haben wir den Rückblick zu einer Einführung umgebaut.

SAP Spend Management deckt drei Arten von Unternehmensausgaben ab: Beschaffung (SAP Ariba), Reisen und Spesen (SAP Concur) sowie externe Arbeitskräfte (SAP Fieldglass). SAP Business Network verbindet sie mit den Lieferanten, S/4HANA mit dem Finanzwesen.

Kurzfassung: Ariba übernimmt Ausschreibungen, Verträge, Einkauf, Lieferantenmanagement und Rechnungen, Concur Reisen und Spesen, Fieldglass externe Mitarbeitende und Dienstleistungen. SAP Business Network verbindet Einkäufer und Lieferanten für Bestellungen und Rechnungen, und die Integration mit S/4HANA bucht alles ohne Doppelerfassung ins Finanzwesen. Sie brauchen nicht alle drei: Beginnen Sie dort, wo Ihre grössten unkontrollierten Ausgaben liegen. Für die Beschaffung finden Sie alles auf unserer Seite Beschaffung (Ariba).

Was hat SAP an Spend Connect Live 2023 angekündigt?

Drei Ankündigungen vom Oktober 2023 sind weiterhin relevant (SAP News):

• SAP Spend Control Tower, eine Analyseschicht über Beschaffung, Reisen und externes Personal, geplant für das erste Quartal 2024.
• SAP Ariba Category Management, seit August 2023 allgemein verfügbar, für Warengruppenstrategien und Einsparpläne.
• Generative KI in der Beschaffung, beginnend mit Joule in SAP Ariba Sourcing und einer «Supplier 360»-Sicht auf Risiko- und Nachhaltigkeitsinformationen.

SAP fasste seine Strategie in den Satz «Everything procurement at SAP is now SAP Ariba». Seither vermarktet SAP die Procure-to-Pay-Seite zunehmend unter dem Namen SAP Business Network. Deshalb heisst unsere Lösungsseite SAP Business Network for Procurement (früher SAP Ariba).

Was deckt SAP Ariba ab?

Ariba deckt den ganzen Beschaffungszyklus ab.

Ausschreibung. Anfragen, Auktionen und Lieferantenbewertung. Einkaufsteams führen Ausschreibungen durch, vergleichen Angebote nach Preis und weiteren Kriterien (Liefertreue, Zertifikate, Nachhaltigkeit) und vergeben Verträge. Lieferanten, die bereits im Netzwerk sind, lassen sich einladen, ohne jede Beziehung neu aufzubauen.

Einkauf. Bestellanforderungen, Genehmigungen, Bestellungen und Wareneingänge. Eine Anforderung durchläuft den Genehmigungsworkflow, wird zur elektronisch versandten Bestellung und wird mit Wareneingang und Rechnung abgeglichen.

Vertragsmanagement. Ein zentrales Verzeichnis für Lieferantenverträge, mit Hinweisen, wenn Ausgaben die vereinbarten Mengen übersteigen oder eine Verlängerung ansteht. Hier werden Ausgaben ausserhalb von Verträgen sichtbar.

Lieferantenmanagement. Onboarding, Qualifizierung, Leistung und Risiko. Lieferanten pflegen ihr Profil, ihre Zertifikate und Nachhaltigkeitsdaten selbst im Netzwerk.

Rechnungsmanagement. Dreifacher Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang. Abweichungen fallen vor der Zahlung auf, nicht erst beim Monatsabschluss.

Was ergänzen Concur und Fieldglass?

SAP Concur verwaltet Reisen und Spesen. Die Reiserichtlinie greift bei der Buchung statt erst bei der Rückerstattung. Belege werden mit dem Smartphone erfasst und automatisch ausgelesen, Kilometer und Tagespauschalen berechnet, und Positionen ausserhalb der Richtlinie vor der Genehmigung markiert. Die Auswertungen zeigen Ausgaben nach Abteilung, Reisenden und Anbietern und helfen bei Verhandlungen mit Hotels und Fluggesellschaften.

SAP Fieldglass verwaltet die Ausgaben für externe Arbeitskräfte. Temporäre Mitarbeitende werden in einem Prozess angefordert, beschafft, geführt und bezahlt, mit Sätzen, Stunden und Vertragsbedingungen. Projekte auf Basis von Leistungsbeschreibungen werden nach Meilensteinen und Budget verfolgt. Compliance-Daten wie Zertifikate, Versicherungen und Arbeitsbewilligungen werden pro Person geführt, worauf regulierte Branchen nicht verzichten können.

Wie verbindet SAP Business Network das Ganze?

SAP Business Network ist die Verbindungsschicht zu den Lieferanten, mit Millionen angeschlossener Unternehmen.

Für Einkäufer: Lieferanten finden, Bestellungen elektronisch senden, strukturierte Rechnungen empfangen und Lieferantenrisiken überwachen, über eine Standardverbindung statt eines EDI-Projekts pro Lieferant.

Für Lieferanten: Bestellungen empfangen, Rechnungen einreichen, Kataloge und Zertifikate an einem Ort pflegen, für alle Kunden im Netzwerk. Einmal registrieren, mit jedem angeschlossenen Einkäufer handeln.

Über alle Kategorien: Der Spend Control Tower fasst Daten aus Beschaffung, Reisen und externem Personal zu einer Gesamtsicht der Ausgaben zusammen, mit Einsparpotenzialen und Einhaltung der Richtlinien.

Wie ist Spend Management mit S/4HANA verbunden?

Der Nutzen von Spend Management zeigt sich im Finanzwesen. Die Integration von Ariba, Concur und Fieldglass mit S/4HANA bringt:

Budgetprüfung bei der Anforderung. Eine Bestellanforderung prüft das verfügbare Budget in S/4HANA, bevor sie weiterläuft, nicht erst wenn die Rechnung kommt.

Automatische Buchungen. Wareneingänge und freigegebene Rechnungen erzeugen Buchungen in S/4HANA. Keine Doppelerfassung, weniger Abstimmungspositionen beim Monatsabschluss.

Zahlung. Freigegebene Rechnungen fliessen nach S/4HANA und werden im regulären Zahllauf bezahlt.

Spesenrückerstattung. Genehmigte Concur-Abrechnungen erzeugen Verbindlichkeiten für die Rückerstattung an Mitarbeitende.

Genau hier liegt unsere Arbeit. Spadoom implementiert S/4HANA Public Cloud als Kern für Finanzen und Einkauf und verbindet es mit SAP Business Network for Procurement, mit demselben Team, das auch die Kundenseite betreut. Wenn Lieferanten zusätzlich Prognosen und Bestände teilen sollen, lesen Sie Supply Chain Collaboration und unseren Überblick über das Supply-Chain-Portfolio von SAP. Warum ein Team für ERP und die angrenzenden Systeme zählt, erklärt unser Vergleich von Partnern für Cloud ERP und CRM.

Häufige Fragen

Brauche ich alle drei Produkte (Ariba, Concur, Fieldglass)?

Nein. Jedes läuft für sich. Die meisten Unternehmen beginnen dort, wo die grössten oder am wenigsten kontrollierten Ausgaben liegen. Das ist meist die Beschaffung, also Ariba oder die Beschaffungsfunktionen von SAP Business Network. Concur folgt, wenn Reisen und Spesen ins Gewicht fallen, Fieldglass, wenn externe Mitarbeitende und Dienstleistungen einen wesentlichen Kostenanteil ausmachen.

Funktioniert Ariba ohne S/4HANA?

Ja. Ariba und SAP Business Network lassen sich über Standardschnittstellen und Middleware an andere ERP-Systeme anbinden. Für S/4HANA und ECC liefert SAP vorgefertigte Integrationen, was das Projekt verkürzt und das selbst zu pflegende Mapping verkleinert.

Was unterscheidet Ariba von der Beschaffung in S/4HANA?

S/4HANA deckt den operativen Einkauf ab: Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungsprüfung. Ariba ergänzt Ausschreibungen, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und die Netzwerkanbindung der Lieferanten. Viele Unternehmen nutzen beides: S/4HANA für den täglichen Einkauf und Ariba für strategische Beschaffung und Lieferantenzusammenarbeit.

Wie lange dauert eine Ariba-Einführung?

Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Prozess wie Guided Buying oder die Rechnungsstellung der Lieferanten über das Netzwerk ist ein Projekt von einigen Wochen bis wenigen Monaten. Ein vollständiges Source-to-Pay mit Ausschreibung, Verträgen, Einkauf und Rechnungen dauert länger, und oft bestimmt die Anbindung der Lieferanten das Tempo stärker als die Software. Planen Sie das Lieferanten-Onboarding als eigenen Arbeitsstrang.

Was ist der SAP Spend Control Tower?

Eine Analyseschicht, die SAP an Spend Connect Live 2023 angekündigt hat. Sie führt Ausgabendaten aus Beschaffung, Reisen und externem Personal in einer Sicht zusammen, damit Finanzen und Einkauf Einsparungen, Richtlinienverstösse und Risiken über alle Kategorien erkennen statt pro System.