ERP-System auswählen: ein praxistauglicher Bewertungsrahmen

Ein ERP-System berührt jede Abteilung und bleibt ein Jahrzehnt. Eine falsche Auswahl ist teuer, eine richtige verändert, wie das Unternehmen arbeitet. Den Unterschied macht fast immer die Methode, nicht das Glück.

Kurzfassung: Treffen Sie fünf Entscheidungen in dieser Reihenfolge: Prozessumfang, Betriebsmodell, Anbieter, Implementierungspartner und Erfolgskennzahlen. Schreiben Sie die Anforderungen auf, bevor Sie Produkte ansehen, lassen Sie die Demos nach Ihren eigenen Prozessen laufen, vergleichen Sie die Gesamtkosten über fünf Jahre und wählen Sie den Partner so sorgfältig wie die Software. Wer SAP ECC betreibt, dem gibt der Wartungskalender (Standardwartung bis 2027, erweiterte Wartung bis 2030) den Zeitplan vor.

Wie definieren Sie ERP-Anforderungen?

Prozessumfang. Welche Prozesse soll das ERP abdecken? Finanzen, Beschaffung, Fertigung, Vertrieb, Service, Lieferkette? Listen Sie sie auf und markieren Sie, was in Phase 1 live sein muss und was später folgen kann. Projekte, die alles in Phase 1 packen, sind die, die drei Jahre dauern.

Integrationsbedarf. Mit welchen Systemen muss das ERP sprechen: CRM, E-Commerce, Lagerverwaltung, Logistikdienstleister, Banken? Notieren Sie pro Schnittstelle die Daten, die Richtung und die Frequenz (Echtzeit oder Batch). Diesen Teil unterschätzen Unternehmen am häufigsten.

Branchenanforderungen. Pharma braucht Chargenverfolgung und Compliance-Reporting. Hersteller brauchen Stücklisten und Fertigungssteuerung. Dienstleister brauchen Projektabrechnung und Zeiterfassung. Deckt das Standardprodukt Ihre Anforderungen nicht ab, entwickeln Sie ab dem ersten Tag selbst.

Benutzergruppen. Wie viele Benutzer, in welchen Rollen, mit welchen Funktionen? ERP-Lizenzen unterscheiden sich meist nach Benutzertyp, das Benutzerprofil treibt also direkt die Kosten.

K.-o.-Kriterien. Benennen Sie die 15 bis 20 Anforderungen, die Anbieter ausschliessen: Branchenfunktionen, Länder- und Sprachabdeckung, regulatorische Vorgaben wie Schweizer Mehrwertsteuer und QR-Rechnung sowie kritische Schnittstellen. Jeder Anbieter hakt 200 Punkte auf einer Funktionsliste ab. Diese 15 bis 20 entscheiden über Ihre Shortlist.

Wie bewerten Sie ERP-Anbieter?

Schritt 1: Longlist (fünf bis sieben Anbieter). Filtern Sie nach Ihren K.-o.-Kriterien. Nutzen Sie Analystenberichte, Branchenverbände und vor allem andere Anwender. Analysten sagen Ihnen, was möglich ist. Anwender sagen Ihnen, was passiert ist.

Schritt 2: RFI. Ein strukturierter Fragebogen zur Passung: Branche, Unternehmensgrösse, Länder. Danach bleiben meist drei oder vier Anbieter.

Schritt 3: RFP und Demos nach Drehbuch. Schicken Sie Ihre eigenen Szenarien, keine Funktions-Checkliste, und lassen Sie jeden Anbieter sie live durchspielen. Akzeptieren Sie keine Standardpräsentation. Demos nach Drehbuch zeigen die Lücken, die polierte Folien verdecken.

Schritt 4: Referenzgespräche. Sprechen Sie mit zwei oder drei Kunden pro Anbieter, idealerweise aus Ihrer Branche und in ähnlicher Grösse. Fragen Sie nach Dauer, ungeplanten Kosten, Supportqualität und ob sie dasselbe Produkt wieder wählen würden.

Schritt 5: Gesamtkosten. Vergleichen Sie die Kosten über fünf Jahre: Abonnements oder Lizenzen, Implementierung, Datenmigration, Erweiterungen, Schulung und Support. Die günstigste Lizenz kommt oft mit dem teuersten Projekt.

Cloud ERP oder On-Premise: wie wählen Sie?

Cloud ERP (SaaS). Der Anbieter betreibt das System und liefert die Upgrades. Sie konfigurieren und erweitern über definierte Schnittstellen, verändern den Kern aber nicht. Beispiele: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Oracle Fusion Cloud ERP, Microsoft Dynamics 365. Passt zu Unternehmen, die mit Standardprozessen arbeiten wollen, und ist bei den meisten Neueinführungen die Standardwahl. Welche Vorteile des Cloud-Modells im Geschäftsalltag tragen und wo nicht, zeigt unser Beitrag über die tatsächlichen Vorteile des Cloud Computings.

Verwaltete Private Cloud. Eine eigene Instanz, betrieben vom Anbieter. Mehr Raum für Eigencode, weniger Betriebsaufwand als On-Premise. Bei SAP ist das S/4HANA Cloud Private Edition, meist über RISE with SAP vertraglich geregelt. Hierhin wechseln typischerweise grosse ECC-Landschaften mit jahrelanger Eigenentwicklung. Termine, Optionen und einen Pfadfinder für Ihr eigenes System finden Sie auf unserer Seite zum SAP ECC Wartungsende 2027.

On-Premise. Sie hosten und betreiben alles und bestimmen den Upgrade-Zeitpunkt. Maximale Kontrolle, maximale Verantwortung. Heute sinnvoll vor allem bei besonderen regulatorischen oder technischen Vorgaben.

Entscheidend sind: wie weit Sie vom Standard abweichen müssen, ob Sie Infrastruktur selbst betreiben wollen, Anforderungen an den Datenstandort und Ihre Präferenz für Betriebs- oder Investitionsausgaben. Die drei SAP-Varianten vergleichen wir ausführlich in unserem Beitrag zu den S/4HANA-Betriebsmodellen.

Was bedeutet das, wenn Sie heute SAP ECC betreiben?

Für ECC-Kunden hat die Auswahl einen festen Kalender. SAP bietet die Standardwartung für SAP Business Suite 7, zu der ECC gehört, bis Ende 2027 und eine optionale erweiterte Wartung gegen Aufpreis bis Ende 2030 (SAP News). Für grosse, komplexe Landschaften hat SAP die SAP ERP, private edition, transition option ergänzt. Sie deckt die Jahre 2031 bis 2033 ab, setzt aber voraus, dass die Systeme vor Ende 2030 auf SAP ERP, private edition laufen (SAP News).

Die Frage lautet deshalb selten «SAP oder nicht?», sondern «Konvertierung oder Neueinführung?». Eine Konvertierung in die Private Edition behält Eigencode und Prozesshistorie. Eine Neueinführung auf S/4HANA Public Cloud lässt beides zurück und startet vom SAP-Standard. Für mittelgrosse Unternehmen, deren Modifikationen vor allem Lücken ausgleichen, die der heutige Standard abdeckt, ist die zweite Variante oft die sauberere.

So bewerten wir bei Spadoom ein ERP

Wir implementieren SAP S/4HANA Public Cloud und die Kundenprozesse darum herum (Sales und Service Cloud V2, Commerce, CPQ, Field Service) mit einem Team. Das prägt, wie wir die Passung prüfen:

1. Prozessdurchlauf gegen den Standard. Wir nehmen Ihre zehn wichtigsten Prozesse und spielen sie im Public-Cloud-Standard durch, nicht auf Folien. Lücken werden benannt, mit einem Lösungsvorschlag: Konfiguration, saubere Erweiterung oder Prozessanpassung.
2. Schnittstellenkarte. Jede Schnittstelle, die das ERP tragen muss, inklusive CRM, Shop und Bank, mit Verantwortlichem und Richtung. Die Nahtstelle zwischen ERP und CRM bekommt besondere Aufmerksamkeit, denn dort scheitern Aufträge an der Verbuchung und Angebote an der Preisfindung.
3. Datenbereitschaft. Ein Blick auf die Stammdatenqualität vor dem Plan, denn bei der Datenmigration geraten Zeitpläne ins Rutschen.
4. Ergebnis mit festem Umfang. Das S/4HANA-Readiness-Assessment bündelt diese Schritte in fünf Tagen zum Festpreis und wird bei einer Beauftragung an das Projekt angerechnet.

Der Transformationsleitfaden zeigt die Zielarchitektur, auf die wir hinarbeiten. Wenn Sie auch einen Partner suchen, erklärt unser Überblick über Partner für Cloud ERP und CRM in der Schweiz, worauf Sie achten sollten. Wie beide Systeme zusammenspielen, zeigt S/4HANA Public Cloud und Sales Cloud V2 als ein Stack.

Welche Fehler passieren bei der ERP-Auswahl häufig?

Den Anbieter wählen, bevor die Anforderungen stehen. «Wir gehen mit SAP» oder «wir wollen Dynamics», bevor jemand die Prozesse aufgenommen hat. Der Anbieter sollte aus den Anforderungen folgen. Das ist der teuerste Fehler bei der ERP-Auswahl und zugleich der häufigste.

Die Gesamtkosten ignorieren. Lizenzpreise vergleichen, ohne Implementierung, Erweiterungen, Schulung und fünf Jahre Betrieb. Der Einkauf optimiert gern die Zahl, die sich am leichtesten vergleichen lässt.

Das Change-Management unterschätzen. Ein ERP verändert, wie Menschen arbeiten. Ohne Endanwender in der Auswahl wählen Sie womöglich ein System, das auf dem Papier passt und im Alltag scheitert.

Wachsender Umfang während der Auswahl. Aus «Finanzen und Beschaffung» wird «plus HR, CRM und Lager in Phase 1». Mehr Umfang heisst mehr Zeit und mehr Risiko. Starten Sie schlank und erweitern Sie später.

Die Partnerbewertung auslassen. Das Produkt ist nur so gut wie das Team, das es konfiguriert. Prüfen Sie Referenzen, Teamzusammensetzung und ob der Partner auch die Nachbarsysteme tragen kann. Ein guter Partner bringt ein ordentliches Produkt zum Laufen. Ein schwacher kann ein sehr gutes verderben.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine ERP-Auswahl?

Für ein mittelgrosses Unternehmen dauert eine strukturierte Auswahl meist drei bis sechs Monate: zuerst die Anforderungen, dann RFI und Shortlist, dann Demos nach eigenen Szenarien und Referenzgespräche, zuletzt die Verhandlung. Kürzer wird es, wenn die Anforderungen schriftlich vorliegen, bevor jemand mit einem Anbieter spricht. Länger, wenn der Umfang während des Verfahrens wächst.

Brauche ich für die ERP-Auswahl eine Beratung?

Beim ersten ERP oder bei einem Plattformwechsel lohnt sich Unterstützung von aussen, vor allem für die Anforderungen und das Drehbuch der Demos. Klären Sie die Rolle: Ein unabhängiger Berater hilft beim Vergleich der Anbieter, ein Implementierungspartner wie Spadoom prüft mit Ihnen, ob ein bestimmtes Produkt wie S/4HANA Public Cloud zu Ihren Prozessen passt. Beides ist legitim, solange Sie wissen, mit wem Sie sprechen.

Wie vergleiche ich SAP, Oracle und Microsoft?

Vergleichen Sie sie an Ihren eigenen Szenarien, nicht an den Funktionslisten. SAP ist stark bei Fertigung und Handel mit mehreren Gesellschaften und Ländern. Oracle ist stark im Finanzwesen. Microsoft Dynamics passt zu Unternehmen, die tief im Microsoft-Umfeld stecken. Die bessere Frage lautet: Welches Produkt bildet Ihre zehn wichtigsten Prozesse im Standard ab, und welcher Partner steht für das Ergebnis ein?

Was kostet eine ERP-Einführung?

Das hängt von Prozessumfang, Anzahl Gesellschaften und Länder, Datenqualität und der Zahl der Schnittstellen ab. Die Lizenzen sind oft der kleinere Teil. Implementierung, Datenmigration, Tests, Schulung und das erste Supportjahr machen den Rest aus. Lassen Sie sich eine Schätzung für Ihre Prozesse erstellen, statt sich auf Branchendurchschnitte zu verlassen.

Wann sollte ich mein ERP ersetzen statt aktualisieren?

Ersetzen Sie es, wenn der Anbieter das Produkt nicht mehr weiterentwickelt, sich Ihr Geschäft grundlegend verändert hat oder Modifikationen jedes Upgrade blockieren. Bei SAP ECC entscheidet auch der Kalender: Die Standardwartung endet 2027, die optionale erweiterte Wartung 2030. Die Frage ist also weniger ob, sondern wie: als Konvertierung oder als Neueinführung auf S/4HANA.

Sollten ERP und CRM gemeinsam ausgewählt werden?

Wo möglich, ja. Die meisten Probleme entstehen an der Nahtstelle: der Auftrag, der sich nicht verbuchen lässt, der Preis, den das Angebot nicht findet, der Kunde, der doppelt existiert. Wer beides mit Blick auf die Integration auswählt, idealerweise mit einem verantwortlichen Team, vermeidet die teuersten Überraschungen.