ERP für Schweizer KMU: Wann sich SAP S/4HANA Public Cloud lohnt und wann nicht

TL;DR: S/4HANA Public Cloud lohnt sich für ein Schweizer KMU nicht wegen seiner Grösse, sondern wegen seines Profils. Klare Signale dafür: mehrere Gesellschaften oder Länder, komplexe Produktion oder Logistik, eine Mutter auf SAP, Verkauf und Service mit Bedarf an Live-Daten aus dem ERP und der Wille, nach Standard zu arbeiten. Klare Signale dagegen: eine Gesellschaft mit einfachen Prozessen, der Lohn als Kern der Administration, niemand, der zwei Releases pro Jahr verantworten will. Die Checkliste unten führt Sie in zehn Fragen zur Antwort.

Ich habe in elf Projekten mit SAP S/4HANA Public Cloud mitgearbeitet. Im Erstgespräch mit Schweizer KMU kommt fast immer dieselbe Frage, meist in der ersten Viertelstunde: «Sind wir nicht zu klein für SAP?»

Die Frage ist verständlich, aber sie führt in die Irre. Grösse entscheidet selten. Was entscheidet, ist, wie Ihr Geschäft gebaut ist und wohin es in den nächsten fünf Jahren wächst.

Hier steht, woran Sie das unterscheiden.

Die kurze Antwort

S/4HANA Public Cloud lohnt sich, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen: Sie führen mehrere Gesellschaften oder Länder, Ihre Wertschöpfung steckt in Produktion, Lager und Logistik, Ihre Mutter oder wichtige Partner arbeiten mit SAP, Verkauf und Service brauchen Preise und Bestände in Echtzeit, und Sie wollen Standard statt Eigenbau.

Es lohnt sich nicht, wenn Sie eine einzige Gesellschaft mit einfachen Handels- oder Dienstleistungsprozessen sind, wenn der Lohn das Herz Ihrer Administration ist oder wenn niemand bei Ihnen den Release-Rhythmus eines Cloud-ERP tragen will. Dann sind Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Abacus oft die ehrlichere Wahl.

Was S/4HANA Public Cloud einem KMU mitbringt

Kurz die Fakten, damit die Diskussion auf festem Boden steht:

• Ein vollständiges ERP aus der Cloud: Finanzen, Einkauf, Verkauf, Produktion, Lager und Logistik, betrieben von SAP. SAP liefert zwei Releases pro Jahr an alle Kunden, in SAP Help aktuell als 2602 und 2608 geführt.
• Eine Schweizer Länderversion im Standard, inklusive QR-Rechnung in Kreditoren, Debitoren und Verkauf und Schweizer MWST.
• Einen Einstieg in Paketen: Über SAP GROW starten Sie mit Finanzen, Supply Chain oder HR und ergänzen später, ohne neu einzuführen. SAP GROW Fast bietet zudem einen vordefinierten Umfang für einen schnellen Start.
• Clean Core: Den Kern ändern Sie nicht. Erweiterungen laufen über freigegebene Werkzeuge im System oder nebenan auf SAP BTP. Darum bleibt das System ohne Upgrade-Projekte aktuell.

Mehr zum Produkt steht auf unserer Seite zu S/4HANA Public Cloud. Wie die SAP-Pakete GROW und RISE zusammenhängen, erklärt Pascal Strnad in GROW with SAP oder RISE with SAP.

Fünf Signale, dass es sich lohnt

1. Sie führen mehrere Gesellschaften oder Länder

Das ist das stärkste Signal. Eine Tochter in Deutschland, eine Vertriebsgesellschaft in Italien, eine Holding in der Schweiz: Sobald Intercompany, Konzernreporting und mehrere Länderlokalisierungen ins Spiel kommen, wird ein lokales ERP pro Land teuer. S/4HANA Public Cloud bildet das in einem System ab, mit Konzernreporting im Produkt und regulatorischen Updates, die SAP für 60 Länder liefert.

2. Produktion, Lager und Logistik werden komplex

Wenn die Disposition in Excel neben dem ERP lebt, Chargen und Serien nachgeführt werden müssen oder mehrere Lager zusammenspielen, stösst ein schlankes System an Grenzen. Genau hier ist SAP tief: Produktion, Logistik, Lager und Anlagenwirtschaft auf SAP Best Practices.

3. Ihre Mutter oder Ihr wichtigster Partner arbeitet mit SAP

Als Schweizer Tochter einer SAP-Gruppe sind Sie mit S/4HANA Public Cloud als zweiter Stufe oft am besten bedient: ein vollständiges eigenes ERP, verbunden mit der Zentrale für die wenigen Prozesse, die die Grenze wirklich überschreiten. Die vier Entscheidungen dafür stehen in unserem Beitrag zu Two-Tier-ERP.

4. Verkauf und Service brauchen Live-Daten aus dem ERP

Wenn der Aussendienst Bestände telefonisch erfragt oder der Service nicht sieht, welche Maschine wann geliefert wurde, liegt das Problem an der Naht zwischen ERP und CRM. SAP Sales Cloud V2 und Service Cloud V2 greifen auf Kunden, Preise, Bestände und Aufträge in S/4HANA zu. Diese Naht ist unsere tägliche Arbeit: Wir liefern ERP und CRM aus einem Team.

5. Sie wollen Standard statt Eigenbau

Wer heute ein über Jahre angepasstes System pflegt, kennt die Rechnung: jede Anpassung ein Risiko beim nächsten Update, jede Person mit dem Wissen ein Klumpenrisiko. Wenn Sie bereit sind, Prozesse an den Standard anzupassen, ist das kein Verlust, sondern der Hauptnutzen der Public Edition.

Vier ehrliche Fälle, in denen es sich nicht lohnt

Eine Gesellschaft, einfache Prozesse, Microsoft 365 überall. Dann ist Business Central oft die bessere und günstigere Wahl. Microsoft liefert die Schweizer Lokalisierung selbst und publiziert Preise pro Benutzer. Unser Vergleich mit Business Central sagt das ohne Umschweife.

Der Lohn ist der Kern Ihrer Administration, das Geschäft bleibt in der Schweiz. Treuhand, Bau, Dienstleistung mit vielen Stundenlöhnen: Hier ist Abacus mit seiner Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung stark. Mehr dazu im Vergleich mit Abacus.

Niemand will den Release-Rhythmus tragen. Zwei Releases pro Jahr heissen: Jemand schaut sich die Neuerungen an, testet die eigenen Prozesse und gibt frei. Das ist kein grosser Aufwand, aber er braucht einen Namen. Wenn das Team aus zwei Personen besteht, die bereits voll ausgelastet sind, sagen Sie das im Business Case, nicht im neunten Projektmonat.

Ihr Wettbewerbsvorteil steckt in einem Prozess, den kein Standard abbildet. Dann prüfen Sie, ob er sich als Erweiterung auf SAP BTP bauen lässt. Wenn nicht, ist die Public Edition nicht Ihr System.

Was im KMU-Projekt oft vergessen geht

Der Lohn. Er ist nicht Teil von S/4HANA Public Cloud. SAP dokumentiert die Integration mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, die Lohnbuchungen in die Finanzbuchhaltung überträgt. Viele KMU behalten ihre bestehende Lohnlösung. Beides geht, aber es braucht einen Entscheid und eine verantwortliche Person.

Die Bank. QR-Rechnung und Zahlungsdateien sind Standard. Die Anbindung an Ihre Bank ist trotzdem Konfiguration und dauert oft länger als geplant. Starten Sie früh damit.

Die Daten. Die Migration von Kunden, Lieferanten, Artikeln und offenen Posten ist selten technisch schwierig, aber immer eine Frage der Disziplin. Wer alte Daten unbereinigt übernimmt, nimmt seine alten Probleme mit.

Das Ablaufdatum des heutigen Systems. Wer noch SAP ECC betreibt: Die Mainstream-Wartung endet Ende 2027. Unser ECC-2027-Hub zeigt die Fristen mit Quellen und einen Pfadfinder in sechs Fragen.

Die Checkliste: zehn Fragen für Ihre Entscheidung

Beantworten Sie jede Frage mit Ja oder Nein. Ehrlich, nicht so, wie Sie es sich wünschen.

#	Frage	Ja / Nein
1	Führen wir heute oder in drei Jahren mehr als eine Gesellschaft oder mehr als ein Land?
2	Arbeitet unsere Mutter, unser wichtigster Kunde oder Lieferant mit SAP?
3	Laufen Disposition, Lager oder Logistik heute zu einem guten Teil in Excel neben dem ERP?
4	Brauchen Verkauf oder Service Preise, Bestände und Aufträge in Echtzeit?
5	Sind wir bereit, Prozesse an den Standard anzupassen statt umgekehrt?
6	Gibt es bei uns eine Person, die zwei Releases pro Jahr prüft und freigibt?
7	Bringen uns unsere heutigen Eigenentwicklungen wenig Wettbewerbsvorteil?
8	Ist geklärt, wo der Lohn künftig läuft und wer die Buchungsschnittstelle verantwortet?
9	Hat unser heutiges System ein Ablaufdatum (Wartungsende, Hersteller, Wissensträger)?
10	Haben wir Einführung und Betrieb über fünf Jahre gerechnet, nicht nur die Lizenz?

So lesen Sie das Resultat:

• 7 bis 10 Mal Ja: S/4HANA Public Cloud ist ein ernsthafter Kandidat. Der nächste Schritt ist eine Analyse Ihrer Prozesse gegen den Standard.
• 4 bis 6 Mal Ja: Es kann passen, hängt aber an den Nein-Antworten. Klären Sie diese zuerst, besonders die Fragen 5, 6 und 8.
• 0 bis 3 Mal Ja: Ein schlankeres ERP dient Ihnen vermutlich besser. Das ist kein Scheitern, sondern eine gute Entscheidung.

Was es kostet, ehrlich

Einen Listenpreis pro Benutzer publiziert SAP für S/4HANA Public Cloud nicht; das Abonnement steht im Angebot von SAP. Für die Einführung nenne ich keine Zahl ohne Analyse, weil jede Zahl ohne Ihren Umfang Theater wäre.

Was ich sagen kann: Rechnen Sie über fünf Jahre und legen Sie alles nebeneinander. Abonnement, Einführung, Lohnlösung, Schnittstellen, interne Zeit für Tests und Releases. Erst diese Summe lässt sich mit einem anderen ERP vergleichen.

Der nächste Schritt

Wenn die Checkliste Sie in die obere Hälfte bringt: Unser S/4HANA Readiness Assessment dauert fünf Tage, startet bei CHF 12’000 und wird an die Transformation angerechnet, wenn Sie diese beauftragen. Danach wissen Sie, welche Ihrer Prozesse der Standard abdeckt, wo Erweiterungen nötig sind und welcher Umfang realistisch ist.

Wenn Sie zuerst einfach reden wollen: Schreiben Sie uns. Wir sagen Ihnen auch, wenn SAP nicht das Richtige ist.