Localizzazione svizzera in S/4HANA Public Cloud: che cosa è standard, che cosa è configurazione, che cosa resta a voi

In sintesi: la localizzazione svizzera in S/4HANA Public Cloud è ampia e davvero standard: QR-fattura in entrambe le direzioni, file di pagamento ISO 20022, IVA svizzera, piano dei conti locale, CHF con valute parallele e quattro lingue. Il collegamento con la banca e i casi limite dell’IVA sono configurazione che richiede vero tempo di progetto. Le paghe non fanno parte del prodotto: si elaborano in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll o presso un fornitore e vengono registrate in S/4HANA, quindi pianificatele come flusso di lavoro a sé.

Ogni progetto svizzero S/4HANA Public Cloud comincia con la stessa domanda nervosa, di solito una ventina di minuti dopo l’inizio del primo workshop. Qualcuno dell’area finanza chiede se “tutta la roba svizzera” è dentro. Quello che intende è un elenco preciso che si porta dietro da anni: la QR-fattura, i file bancari, la dichiarazione IVA e qualunque cosa il sistema attuale faccia male.

La risposta onesta è che la maggior parte è standard, una parte è configurazione da non sottovalutare, e un pezzo non è affatto nel prodotto. Vale la pena separare bene queste tre categorie, perché confonderle produce o falsa tranquillità o un business case che presuppone lacune inesistenti.

Che cosa è standard, e lo è veramente

Quanto segue arriva con la versione nazionale svizzera. Nessuno sviluppo, nessun componente aggiuntivo: a chi ve li mette in offerta conviene chiedere gentilmente il perché.

QR-fattura, in entrambe le direzioni. Le fatture in uscita portano la sezione di pagamento QR con QR-IBAN e riferimento strutturato. I pagamenti in entrata tornano con quel riferimento e vengono pareggiati automaticamente. SAP documenta come i dati della QR-fattura vengono applicati nella gestione delle fatture; il formato stesso è definito da SIX.

File di pagamento ISO 20022. pain.001 per i pagamenti in uscita, camt.053 e camt.054 per estratti e avvisi. Le Implementation Guidelines svizzere sono supportate.

IVA svizzera. Schema fiscale, insieme delle aliquote attuali e dichiarazione di legge. Le regole sono quelle dell’Amministrazione federale delle contribuzioni; il prodotto le riproduce.

Reporting di legge e piano dei conti locale. Il piano dei conti svizzero è disponibile come punto di partenza, insieme ai requisiti di chiusura locali.

Multivaluta come serve davvero alla Svizzera. CHF come valuta locale, EUR e USD che transitano accanto, valute parallele per il reporting di gruppo. Sembra ovvio ed è un sollievo autentico se venite da un sistema in cui non lo era.

Lingue. Tedesco, francese, italiano e inglese affiancati, per utente. Realtà svizzera, e standard. Abbiamo già scritto su come gestire correttamente quattro lingue nello strato CRM, e qui vale la stessa disciplina: il prodotto lo permette, il progetto deve testarlo davvero.

Che cosa è configurazione, e merita più rispetto di quanto ne riceva

Standard non significa gratuito. Quanto segue è nel prodotto e costa comunque tempo di progetto reale, perché il lavoro sta nei vostri dati e nelle vostre relazioni bancarie, non in SAP.

Integrazione bancaria

I formati dei file sono standard. Convincere la vostra banca ad accettarli è un progetto.

In Public Cloud la via standard verso la banca è SAP Multi-Bank Connectivity. Ogni banca svizzera ha comunque il proprio processo di onboarding, il proprio ciclo di test e la propria posizione sul canale di collegamento, quindi la prima domanda è se la vostra banca è già raggiungibile per questa via e con quale protocollo. I file di prova vanno avanti e indietro. Qualcuno in banca va in ferie. Mettete in conto diverse settimane di calendario. Nel piano iniziale questo non sta quasi mai sul percorso critico, ed è esattamente per questo che ci finisce al quinto mese.

Avviate l’onboarding bancario nel primo mese. Partire presto non costa nulla ed è il rischio più economico che ridurrete mai.

IVA: oltre i casi standard

Aliquote e dichiarazione standard vanno bene. Il tempo se ne va nei casi accanto.

L’imposta sull’acquisto di prestazioni comprate all’estero, che oggi molte aziende svizzere trattano in modo disomogeneo e che ora devono rendere esplicita. Il metodo delle aliquote saldo, se lo utilizzate. Il luogo della prestazione nei servizi transfrontalieri. Le operazioni a catena in cui l’entità svizzera sta nel mezzo.

Nulla di tutto questo è una lacuna di prodotto. Tutto richiede una decisione documentata prima della configurazione. Qui si guadagna l’onorario anche una buona consulenza fiscale locale, e spingiamo i clienti a coinvolgere la propria presto, invece che al collaudo.

Dati anagrafici che portano significato svizzero

QR-IBAN, anagrafica bancaria corretta, dati di business partner che reggano davvero la struttura del riferimento. Noioso, ed è il motivo abituale per cui la prima QR-fattura in test non viene letta.

Che cosa non c’è

Un punto grosso, e sorprende ogni volta.

L’elaborazione delle paghe non fa parte di S/4HANA Public Cloud. Le paghe svizzere si elaborano in SuccessFactors Employee Central Payroll o presso un fornitore esterno, e i risultati vengono registrati in S/4HANA come documenti contabili; SAP documenta l’integrazione con Employee Central Payroll proprio per questa registrazione.

Questo conta per tre motivi. L’interfaccia è scope vostro. La questione della certificazione Swissdec spetta a chi elabora le paghe, non al progetto ERP. E il perimetro dei dati HR, la parte che i progetti scoprono più tardi, richiede una decisione su quali dati dei dipendenti risiedono dove.

Pianificatelo come flusso di lavoro separato con un responsabile proprio. Il caso di guasto è dare per scontato che arrivi insieme all’ERP, scoprire il contrario al quarto mese, e comprimerlo poi in un go-live che era già stretto.

I punti minori da nominare: requisiti svizzeri di settore davvero di nicchia richiederanno un’estensione. SAP offre la localizzazione in self-service per le aggiunte specifiche per paese e SAP BTP per il resto. La nostra regola resta che un’estensione è una decisione ponderata e non la prima risposta. Perché cercare lontano, se lo standard copre già.

Lo schema che vediamo nelle stime

La localizzazione svizzera è raramente il motivo per cui un progetto si allunga. Lo sono due temi adiacenti.

Il primo è la banca, come sopra.

Il secondo: l’entità svizzera porta in silenzio da un decennio un fascio di soluzioni tampone dentro un sistema di gruppo, e nessuno le ha mai messe per iscritto. Il passaggio a Public Cloud le fa emergere tutte insieme. Metà si rivelano requisiti autentici che ora lo standard copre correttamente, e quella è una buona giornata. L’altra metà sono abitudini nate perché il vecchio sistema non sapeva fare qualcosa, e lì serve qualcuno abbastanza senior da dire ad alta voce che l’abitudine finisce.

Quella seconda conversazione non è tecnica e non appartiene al solo integratore di sistema. Se il vostro piano di progetto non le riserva tempo, se lo prenderà comunque.

Un breve elenco di readiness

Prima di impegnarvi su una data, dovreste saper rispondere a queste domande. Se non ci riuscite, non avete ancora una stima, avete una speranza.

1. Quale banca, quale metodo di connessione, e qualcuno le ha già parlato?
2. Chi risponde dei casi limite IVA, ed è disponibile in fase di progettazione anziché al test?
3. Dove si elaborano le paghe oggi, dove si elaboreranno, e a chi appartiene l’interfaccia di registrazione?
4. Quali delle soluzioni tampone locali odierne sono requisiti e quali abitudini, e chi ha il diritto di deciderlo?
5. Quali lingue devono essere nello scope al go-live, e chi rivede l’output francese e italiano?

Cinque domande, e le risposte di solito arrivano entro un paio di settimane. Di solito non vengono poste.

Cosa significa per voi

La Svizzera è ben servita da S/4HANA Public Cloud. Meglio di quanto la reputazione suggerisca, e decisamente meglio del patrimonio di soluzioni tampone locali che la maggior parte delle filiali svizzere gestisce dentro l’ERP di qualcun altro. La localizzazione in sé non è il rischio.

Il rischio sta in ciò che le sta accanto: una relazione bancaria che richiede più tempo di quanto chiunque preventivi, un confine con l’elaborazione delle paghe dato per scontato invece che pianificato, e un decennio di prassi locale non documentata che qualcuno con l’autorità per farlo deve smistare tra ciò che si tiene e ciò che si butta.

Se volete chiarirlo prima di impegnarvi, il nostro assessment di readiness S/4HANA dura cinque giorni a prezzo fisso e viene scomputato dalla trasformazione in caso di incarico. Esiste proprio perché queste cinque domande costano meno in un workshop che al quinto mese. Per il quadro più ampio di come si incastrano il lato ERP e il lato CX, la panoramica sulla trasformazione illustra l’architettura di destinazione, e l’articolo sullo stack SAP integrato spiega perché il CRM appartiene alla stessa base. Se state confrontando partner di implementazione, la nostra guida alla scelta di un partner ERP e CRM in Svizzera riassume i criteri.

E se la vostra situazione è quella dell’entità svizzera di un gruppo più grande la cui sede centrale non si muove, quella è una forma di progetto a sé. L’abbiamo descritta separatamente in ERP a due livelli.