BDTronic: Preventivi di Precisione per Impianti Industriali con SAP CPQ

La Sfida

BDTronic progetta e costruisce sistemi di dosaggio, trattamento al plasma e riscaldamento per la produzione industriale. I loro prodotti non sono standard. Ogni ordine è una configurazione personalizzata — teste di dosaggio, ugelli al plasma, elementi riscaldanti, moduli di automazione e unità di controllo combinati per adattarsi all’esatto processo produttivo del cliente.

Il catalogo comprende oltre 1’400 componenti. Molti dipendono l’uno dall’altro. Una specifica testa di dosaggio richiede un’unità pompa compatibile. Alcuni ugelli al plasma funzionano solo con determinati moduli di alimentazione gas. Gli elementi riscaldanti hanno vincoli di tensione e potenza che cambiano a seconda del telaio di automazione selezionato. Le sole regole di compatibilità riempivano un documento interno di 60 pagine che nessuno leggeva per intero.

I commerciali preparavano i preventivi con fogli di calcolo. Selezionavano componenti da un listino prezzi, verificavano la compatibilità a memoria o chiedendo a un collega, calcolavano i prezzi con formule di sconto manuali e assemblavano proposte PDF in Word. Il processo funzionava — finché non funzionava più.

I problemi erano misurabili:

• Errori di configurazione in 1 preventivo su 8. Componenti incompatibili venivano inseriti nei preventivi, scoperti solo durante la revisione tecnica o — peggio — dopo l’ordine del cliente. Resi e rilavorazioni costavano tempo e credibilità.
• Tempi di elaborazione preventivi da 2 a 3 giorni lavorativi. Un sistema complesso con oltre 40 voci richiedeva diversi cicli di verifica. I clienti aspettavano mentre i concorrenti rispondevano più rapidamente.
• I commerciali junior non potevano lavorare in autonomia. I nuovi assunti avevano bisogno di un collega esperto per validare ogni preventivo complesso. I due commerciali più esperti dedicavano il 30% del loro tempo alla revisione delle configurazioni altrui invece di vendere.
• Nessuna coerenza nei prezzi. Le regole di sconto esistevano sulla carta, ma ogni commerciale le applicava diversamente. I responsabili vendite passavano ore a riconciliare i report sui margini.

BDTronic aveva bisogno di un processo di preventivazione preciso quanto la loro ingegneria. Niente congetture, niente acrobazie con i fogli di calcolo.

L’Approccio

Abbiamo implementato SAP CPQ in uno sprint concentrato di due settimane, lavorando direttamente con la direzione commerciale e il team di ingegneria di prodotto di BDTronic.

Settimana 1: Regole di Configurazione e Guided Selling

Abbiamo iniziato dalla parte più difficile — trasformare il documento di compatibilità di 60 pagine in regole leggibili dalla macchina.

Abbiamo catalogato tutti i 1’400 componenti e le loro dipendenze. Ogni testa di dosaggio, ugello, elemento riscaldante e modulo di automazione ha ricevuto un record di prodotto strutturato con attributi: range di tensione, tipo di montaggio, compatibilità gas, dimensione telaio e interfaccia di controllo.

Poi abbiamo costruito il motore delle regole di configurazione. Quando un commerciale seleziona una testa di dosaggio, il sistema filtra automaticamente le unità pompa disponibili mostrando solo le opzioni compatibili. Selezionando un ugello al plasma, la lista dei moduli di alimentazione gas si restringe a ciò che funziona effettivamente. Scegliendo un telaio di automazione, le opzioni per gli elementi riscaldanti si adeguano ai limiti di tensione e potenza.

Abbiamo configurato un flusso di guided selling — una procedura guidata passo dopo passo che accompagna il commerciale attraverso la configurazione in ordine logico. Prima il tipo di applicazione (dosaggio, plasma, riscaldamento o combinato). Poi il sistema base. Poi moduli, accessori e servizi. A ogni passaggio, il sistema mostra solo le scelte valide. È impossibile costruire una configurazione non valida.

Settimana 2: Prezzi, Approvazioni e Output

Con la logica di prodotto pronta, ci siamo concentrati su prezzi e output.

Abbiamo caricato il listino prezzi completo di BDTronic e configurato regole di sconto a scaglioni basate su volume dell’ordine, segmento cliente e famiglia di prodotto. Gli sconti standard si applicano automaticamente. Sconti oltre le soglie definite attivano un workflow di approvazione — il responsabile vendite riceve una notifica, esamina l’offerta e approva o modifica con un clic.

Abbiamo progettato il template PDF del preventivo secondo l’identità aziendale di BDTronic. Il documento include un riepilogo del sistema con una scomposizione visiva dei componenti configurati, prezzi per singola voce, sconti applicati, tempistiche di consegna e condizioni. Un clic genera il documento finito. Nessuna copia tra sistemi, nessuna formattazione manuale.

Abbiamo anche costruito una vista del configuratore visuale. Man mano che il commerciale aggiunge componenti, uno schema grafico si aggiorna mostrando il sistema in fase di assemblaggio. Questo offre sia al commerciale che al cliente un quadro chiaro di ciò che viene preventivato — non solo un elenco di codici articolo.

Infine, abbiamo tracciato il percorso di integrazione verso SAP Commerce Cloud. Le stesse regole di configurazione e la logica di prodotto possono alimentare un portale B2B self-service, consentendo ai distributori di BDTronic di configurare e richiedere preventivi online. Quella fase è pianificata per la seconda metà dell’anno.

I Risultati

Quattro settimane dopo il go-live, l’impatto era evidente.

• Tempi di elaborazione preventivi ridotti da 2–3 giorni a meno di 1 ora. I commerciali preparano, calcolano e inviano proposte complete per sistemi complessi da 40 componenti in un’unica sessione. Niente attese per la revisione tecnica, niente scambi sulla compatibilità.
• Zero errori di configurazione dal lancio. Il motore delle regole impedisce combinazioni non valide prima che raggiungano il preventivo. La revisione tecnica non è più un collo di bottiglia — è una formalità.
• I commerciali junior gestiscono preventivi complessi in autonomia. Il flusso di guided selling li guida attraverso ogni decisione. I due commerciali senior che dedicavano il 30% del tempo alla revisione delle configurazioni ora si concentrano su clienti chiave e nuove opportunità.
• I commerciali producono 3 volte più preventivi a settimana. Eliminato il lavoro manuale, lo stesso team copre più terreno. I tempi di risposta alle richieste dei clienti sono diminuiti significativamente e BDTronic registra tassi di successo più alti nelle trattative competitive.
• Coerenza nei prezzi in tutto il team. Le regole di sconto si applicano automaticamente. I responsabili vendite controllano le eccezioni, non ogni singolo preventivo. I report mensili sui margini ora quadrano senza interventi manuali.

Il team commerciale ha smesso di lottare con i propri strumenti e ha iniziato a vendere. La preventivazione non è più un collo di bottiglia — è un vantaggio competitivo. I clienti di BDTronic ricevono proposte accurate e professionali in tempi rapidi, e il team di ingegneria non deve più rimediare a ordini configurati in modo errato.