BDTronic: Präzise Angebotserstellung für Industrieanlagen mit SAP CPQ

Die Herausforderung

BDTronic entwickelt und baut Dosier-, Plasmabehandlungs- und Heizsysteme für die industrielle Fertigung. Ihre Produkte gibt es nicht von der Stange. Jede Bestellung ist eine individuelle Konfiguration — Dosierköpfe, Plasmadüsen, Heizelemente, Automatisierungsmodule und Steuereinheiten, kombiniert für den exakten Produktionsprozess des Kunden.

Der Katalog umfasst über 1’400 Komponenten. Viele davon sind voneinander abhängig. Ein bestimmter Dosierkopf erfordert eine kompatible Pumpeneinheit. Bestimmte Plasmadüsen funktionieren nur mit bestimmten Gasversorgungsmodulen. Heizelemente haben Spannungs- und Leistungsgrenzen, die sich je nach gewähltem Automatisierungsrahmen ändern. Die Kompatibilitätsregeln allein füllten ein 60-seitiges internes Dokument, das niemand vollständig las.

Vertriebsmitarbeiter erstellten Angebote in Tabellenkalkulationen. Sie wählten Komponenten aus einer Preisliste, prüften die Kompatibilität aus dem Gedächtnis oder fragten einen Kollegen, berechneten Preise mit manuellen Rabattformeln und setzten PDF-Angebote in Word zusammen. Das funktionierte — bis es nicht mehr funktionierte.

Die Probleme waren messbar:

• Konfigurationsfehler in jedem achten Angebot. Inkompatible Komponenten wurden angeboten und erst bei der technischen Prüfung entdeckt — oder schlimmer: nach der Bestellung. Rücksendungen und Nacharbeit kosteten Zeit und Glaubwürdigkeit.
• Angebotsdurchlaufzeit von 2 bis 3 Arbeitstagen. Ein komplexes System mit über 40 Positionen erforderte mehrere Prüfrunden. Kunden warteten, während Wettbewerber schneller reagierten.
• Juniorverkäufer konnten nicht selbständig arbeiten. Neue Mitarbeiter brauchten einen erfahrenen Kollegen zur Validierung jedes komplexen Angebots. Die zwei erfahrensten Vertriebsmitarbeiter verbrachten 30% ihrer Zeit mit der Prüfung fremder Konfigurationen statt mit dem Verkauf.
• Keine Preiskonsistenz. Rabattregeln existierten auf Papier, aber jeder Mitarbeiter wandte sie anders an. Vertriebsleiter verbrachten Stunden mit dem Abgleich von Margenberichten.

BDTronic brauchte eine Angebotserstellung, die so präzise ist wie ihre Technik. Kein Raten, keine Tabellenakrobatik.

Der Ansatz

Wir implementierten SAP CPQ in einem fokussierten Zweiwochensprint, direkt mit BDTronics Vertriebsleitung und Produktentwicklungsteam.

Woche 1: Konfigurationsregeln und Guided Selling

Wir begannen mit dem schwierigsten Teil — das 60-seitige Kompatibilitätsdokument in maschinenlesbare Regeln zu übersetzen.

Wir katalogisierten alle 1’400 Komponenten und ihre Abhängigkeiten. Jeder Dosierkopf, jede Düse, jedes Heizelement und jedes Automatisierungsmodul erhielt einen strukturierten Produktdatensatz mit Attributen: Spannungsbereich, Montageart, Gaskompatibilität, Rahmengrösse und Steuerungsschnittstelle.

Dann bauten wir die Konfigurationsregel-Engine. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Dosierkopf auswählt, filtert das System automatisch die verfügbaren Pumpeneinheiten auf kompatible Optionen. Wählt man eine Plasmadüse, reduziert sich die Liste der Gasversorgungsmodule auf das, was tatsächlich funktioniert. Wählt man einen Automatisierungsrahmen, passen sich die Heizelementoptionen an Spannungs- und Leistungsgrenzen an.

Wir konfigurierten einen Guided-Selling-Ablauf — einen Schritt-für-Schritt-Assistenten, der den Mitarbeiter in logischer Reihenfolge durch die Konfiguration führt. Zuerst der Anwendungstyp (Dosieren, Plasma, Heizen oder kombiniert). Dann das Basissystem. Dann Module, Zubehör und Services. Bei jedem Schritt zeigt das System nur gültige Auswahlmöglichkeiten. Es ist unmöglich, eine ungültige Konfiguration zu erstellen.

Woche 2: Preisgestaltung, Freigaben und Ausgabe

Mit der Produktlogik setzten wir bei Preisgestaltung und Ausgabe an.

Wir luden BDTronics vollständige Preisliste und konfigurierten gestaffelte Rabattregeln basierend auf Bestellvolumen, Kundensegment und Produktfamilie. Standardrabatte greifen automatisch. Rabatte über definierten Schwellenwerten lösen einen Freigabe-Workflow aus — der Vertriebsleiter erhält eine Benachrichtigung, prüft das Angebot und genehmigt oder passt es mit einem Klick an.

Wir gestalteten die PDF-Angebotsvorlage im Corporate Design von BDTronic. Das Dokument enthält eine Systemübersicht mit visueller Aufschlüsselung der konfigurierten Komponenten, einzelne Positionspreise, angewandte Rabatte, Lieferzeiten und Konditionen. Ein Klick erzeugt das fertige Dokument. Kein Kopieren zwischen Systemen, keine manuelle Formatierung.

Wir bauten ausserdem eine visuelle Konfiguratoransicht. Während der Mitarbeiter Komponenten hinzufügt, aktualisiert sich ein Schemadiagramm und zeigt das System im Aufbau. Das gibt sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Kunden ein klares Bild dessen, was angeboten wird — nicht nur eine Liste von Teilenummern.

Schliesslich planten wir den Integrationspfad zu SAP Commerce Cloud. Dieselben Konfigurationsregeln und die Produktlogik können ein B2B-Self-Service-Portal antreiben, über das BDTronics Distributoren online konfigurieren und Angebote anfordern können. Diese Phase ist für später in diesem Jahr geplant.

Die Ergebnisse

Vier Wochen nach Go-Live war die Wirkung deutlich.

• Angebotsdurchlaufzeit von 2–3 Tagen auf unter 1 Stunde gesunken. Mitarbeiter erstellen, kalkulieren und versenden komplette Angebote für komplexe 40-Komponenten-Systeme in einer Sitzung. Kein Warten auf technische Prüfung, kein Hin-und-Her zur Kompatibilität.
• Null Konfigurationsfehler seit der Einführung. Die Regel-Engine verhindert ungültige Kombinationen, bevor sie ins Angebot gelangen. Die technische Prüfung ist kein Engpass mehr — sie ist eine Formsache.
• Juniorverkäufer bearbeiten komplexe Angebote selbständig. Der Guided-Selling-Ablauf führt sie durch jede Entscheidung. Die zwei erfahrenen Mitarbeiter, die zuvor 30% ihrer Zeit mit Konfigurationsprüfungen verbrachten, konzentrieren sich jetzt auf Schlüsselkunden und Neugeschäft.
• Vertriebsmitarbeiter erstellen 3x mehr Angebote pro Woche. Ohne den manuellen Aufwand schafft dasselbe Team mehr. Reaktionszeiten auf Kundenanfragen sind deutlich gesunken, und BDTronic verzeichnet höhere Abschlussquoten bei Wettbewerbsangeboten.
• Preiskonsistenz im gesamten Team. Rabattregeln greifen automatisch. Vertriebsleiter prüfen Ausnahmen, nicht jedes einzelne Angebot. Monatliche Margenberichte stimmen ohne manuelle Nacharbeit.

Das Vertriebsteam kämpft nicht mehr mit seinen Werkzeugen, sondern verkauft. Angebotserstellung ist kein Engpass mehr — sie ist ein Wettbewerbsvorteil. BDTronics Kunden erhalten schnell präzise, professionelle Angebote, und das Engineering-Team räumt nicht mehr nach falsch konfigurierten Bestellungen auf.