Was ist ein Lead im CRM? Wie Unternehmen neue Leads erfassen und verfolgen

Sie sind auf einer Messe, und jemand bleibt an Ihrem Stand stehen, um nach Ihrem Produkt zu fragen. Später am selben Tag besucht eine andere Person Ihre Website und füllt ein Demo-Anfrage-Formular aus. In beiden Fällen haben Sie nun einen potenziellen Kunden – aber ohne ein klares System kann es leicht passieren, dass diese Kontakte in Vergessenheit geraten.

Innerhalb eines CRM werden diese Personen als Leads definiert: Menschen, die Interesse oder Kaufpotenzial gezeigt haben, deren Daten und Interaktionen erfasst werden, damit sie effektiv verfolgt und weiterverfolgt werden können.

Warum ist das wichtig? Weil selbst dann, wenn Menschen sich die Zeit nehmen, Kontakt aufzunehmen, viele Unternehmen sie nicht als Leads behandeln. Rund 25 % der Online-Leads sprechen nie mit einem Verkäufer, was bedeutet, dass echtes Interesse oft verloren geht, bevor man darauf reagiert.

Wenn ein Kontakt nicht erfasst und in einem strukturierten Prozess verwaltet wird, kann die Chance, eine Beziehung aufzubauen und schliesslich einen Verkauf abzuschliessen, verschwinden. Das Erfassen und Verfolgen von Leads geht daher nicht nur darum, Daten zu speichern, sondern auch darum sicherzustellen, dass jede Interaktion das Potenzial hat, voranzukommen.

In diesem Blogbeitrag schauen wir uns genauer an, was ein Lead im CRM tatsächlich bedeutet, wie verschiedene Arten von Leads in ein System gelangen und wie Unternehmen sie erfassen und verfolgen, um frühes Interesse in konsistentes Umsatzwachstum umzuwandeln.

Was genau ist ein Lead im CRM und warum ist er wichtig?

Im Geschäftsalltag wird der Begriff „Lead” häufig mit Wörtern wie „Prospect” oder „Opportunity” verwechselt. In einem CRM hat jedes dieser Begriffe jedoch eine spezifische Bedeutung.

Ein Lead ist eine Einzelperson oder Organisation, die anfängliches Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung gezeigt hat, aber noch nicht qualifiziert wurde. Ein Prospect ist ein Lead, der bewertet wurde und bestimmte Kriterien erfüllt, während eine Opportunity ein qualifizierter Prospect ist, an dem aktiv auf einen potenziellen Abschluss hingearbeitet wird.

Diese Unterscheidungen klar zu treffen stellt sicher, dass echte Chancen nicht im Rauschen verschwinden und dass die Vertriebsenergie auf Deals mit der höchsten Abschlusswahrscheinlichkeit gelenkt wird.

Was qualifiziert jemanden als Lead? Das kann so einfach sein wie das Ausfüllen eines Demo-Anfrage-Formulars auf Ihrer Website, das Hinterlassen einer Visitenkarte auf einer Messe, ein Anruf zur Preisanfrage oder die Reaktion auf eine E-Mail-Kampagne. Ob online oder offline – sobald jemand Daten bereitstellt, die Interesse signalisieren, werden sie zu einem aufzuzeichnenden Lead.

Hier spielt das CRM-System seine zentrale Rolle. Ein CRM ist die Software, die Unternehmen nutzen, um diese Daten zu speichern, jeden Kontaktpunkt zu verfolgen und Leads durch die Engagement-Stufen zu bewegen, bis sie vertriebsbereit sind.

Wenn das Lead-Management über ein strukturiertes System abgewickelt wird, ist die Auswirkung auf die Leistung erheblich. Unternehmen, die CRM-Systeme nutzen, sehen Konversionsraten häufig um bis zu 300 % steigen, was zeigt, wie effektive Organisation und Nachverfolgung direkt in mehr abgeschlossene Deals münden können.

Wie Leads in ein CRM gelangen: Gängige Kanäle

Leads können über viele verschiedene Wege in ein CRM gelangen, und Unternehmen nutzen häufig eine Kombination aus Offline- und Online-Kanälen, um sie zu erfassen.

Auf der Offline-Seite ist eine Telefonanfrage ein häufiges Beispiel. Ein potenzieller Kunde könnte anrufen, um nach Verfügbarkeit oder Preisen zu fragen, und die Daten werden dann manuell vom Vertriebsteam in das CRM eingetragen.

Persönliche Meetings fallen ebenfalls in diese Kategorie. Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter jemanden bei einer lokalen Netzwerkveranstaltung trifft und dessen Daten erfasst, sollten diese Daten im CRM erfasst werden, damit die Interaktion nicht verloren geht.

Online-Kanäle schaffen noch mehr Möglichkeiten zur Lead-Erfassung. Kontaktformulare, Content-Downloads wie White Papers, Webinar-Registrierungen oder Anmeldungen über Live-Chat speisen Informationen direkt in ein CRM ein.

Viele dieser Kanäle können mit Lead-Generierungstools verknüpft werden, die die Daten automatisch validieren, Duplikate verhindern und Bestätigungs-E-Mails versenden. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass das Vertriebsteam Leads erhält, solange das Interesse noch frisch ist.

Wie Unternehmen Leads erfassen, verfolgen, qualifizieren und weiterverfolgen

Die Reise eines Leads durch ein CRM umfasst mehrere Phasen, die zusammenarbeiten, um Interesse in Aktion zu verwandeln. Unternehmen müssen Daten präzise erfassen, Leads anhand klarer Kriterien qualifizieren, sie an die richtigen Personen weiterleiten und zum richtigen Zeitpunkt nachfassen, um den Schwung aufrechtzuerhalten.

Verfolgung

Unternehmen benötigen eine genaue Verfolgung, um die Reise jedes Leads zu verstehen. Dies umfasst mindestens Kontaktdaten, die Quelle oder den Kanal, das Eingangsdatum und Verhaltenssignale wie E-Mail-Öffnungen oder Website-Besuche. Moderne CRM-Plattformen bieten oft integrierte Analysen zur Erfassung dieser Kontaktpunkte und geben Vertriebsteams einen klaren Überblick über die Aktivität.

Tools wie HubSpot CRM gehen noch weiter, indem sie die Erfassung von Engagement-Daten automatisieren und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Zuverlässige Verfolgung bedeutet, dass Unternehmen erkennen können, welche Kanäle das meiste qualifizierte Interesse liefern, und ihre Ansprache entsprechend verfeinern können.

Qualifizierung & Lead-Scoring

Nicht jeder Lead ist gleich, weshalb Qualifizierung und Lead-Scoring eine zentrale Rolle spielen. Ein starkes System bewertet Faktoren wie Unternehmensgrösse, Berufsbezeichnung, ausgedrücktes Interesse und spezifische Verhaltensweisen wie wiederholte Site-Besuche. Scoring hilft Teams dabei, sich auf Leads zu konzentrieren, die am wahrscheinlichsten konvertieren, anstatt jeden neuen Kontakt zu verfolgen.

Plattformen wie ActiveCampaign bieten automatisierte Scoring-Systeme, die Punkte basierend auf Aktionen wie E-Mail-Öffnungen, Link-Klicks, Website-Besuchen oder Formularübermittlungen vergeben und so sicherstellen, dass die engagiertesten Leads nach oben aufsteigen. Driftrock berichtet, dass Unternehmen, die Lead-Scoring einsetzen, einen 77% ROI-Anstieg bei der Lead-Generierung verzeichnen – ein klares Zeichen dafür, dass die Priorisierung von Qualität über Quantität sich auszahlt.

Routing und Pflege von Leads

Sobald Leads erfasst und bewertet wurden, besteht die nächste Herausforderung darin sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäss verwaltet werden. Routing bestimmt, wer die Verantwortung für den Lead übernehmen soll, während die Pflege bestimmt, wie die Beziehung im Laufe der Zeit entwickelt wird.

Viele CRM-Systeme automatisieren diesen Prozess, indem sie Leads basierend auf Geografie, Branche oder Arbeitsbelastung Vertriebsmitarbeitern zuweisen. Dies stellt sicher, dass kein Lead unbeaufsichtigt bleibt und die richtige Person von Anfang an eingebunden ist.

Segmentierung verfeinert den Prozess noch weiter. Leads können als heiss, warm oder kalt eingestuft werden, je nach ihrem Interesse-Niveau, was Teams hilft zu entscheiden, ob sie sofortige Ansprache priorisieren oder sie in längerfristige Kampagnen aufnehmen sollen.

Von dort aus halten strukturierte Workflows den Schwung aufrecht. Automatisierte E-Mails, Nachfass-Erinnerungen oder zielgerichtete Inhalte werden in den richtigen Phasen ausgelöst und stellen sicher, dass der Lead nie warten muss.

Der Ertrag dieses strukturierten Ansatzes ist erheblich. BeBusinessed berichtet, dass eine starke Lead-Pflege 50 % mehr vertriebsreife Leads zu 33 % geringeren Kosten generiert – was zeigt, dass konsequentes Engagement nicht nur Vertrauen aufbaut, sondern auch den gesamten Verkaufsprozess effizienter macht.

Schnelle und zielgerichtete Nachverfolgung

Die Effektivität eines CRM hängt immer noch davon ab, wie schnell und durchdacht Leads angesprochen werden. Eine prompte Dankes-E-Mail nach einer Demo-Anfrage signalisiert Professionalität, und ein kurzes Qualifizierungsgespräch hilft dabei, Bedürfnisse frühzeitig zu klären.

Leads, die durch direkten Kontakt gesammelt wurden, sind am wertvollsten, wenn sie schnell und persönlich anerkannt werden. Innerhalb eines oder zwei Tage zu antworten und einen klaren Grund für die Fortsetzung des Gesprächs zu liefern, hilft, das Interesse aufrechtzuerhalten und Zuverlässigkeit zu signalisieren.

Durch die Kombination von Schnelligkeit mit sinnvoller Kommunikation erhöhen Unternehmen die Chancen, dass ein neugieriger Kontakt zu einem engagierten Kunden wird.

Wie Spadoom Ihr Lead-Management mit SAP CRM stärkt

Bei Spadoom helfen wir Unternehmen dabei, ihre CRM-Umgebungen so zu strukturieren, dass Leads mit Präzision erfasst, organisiert und bearbeitet werden können. Von der Einrichtung von Lead-Scoring-Regeln bis zur Integration zuverlässiger Datenerfassungs-Tools stellt unser Team sicher, dass Ihr CRM-System klare Vertriebsprozesse und messbare Ergebnisse unterstützt.

Mit umfassender Erfahrung in SAP CRM-Lösungen unterstützen wir Kunden beim Aufbau von Workflows, die Marketing und Vertrieb ohne Unterbrechung verbinden. Mit Sitz im Herzen der Schweiz ist Spadoom als vertrauenswürdiger SAP Partner in Zug anerkannt und unterstützt Organisationen, die möchten, dass jede Phase des Lead-Managements effizient, transparent und messbar ist.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um sicherzustellen, dass jeder Lead in Ihrem SAP CRM nachverfolgt, qualifiziert und mit Klarheit konvertiert wird.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist Lead-Tracking im CRM?

Lead-Tracking ist der Prozess der Aufzeichnung jeder Interaktion mit einem potenziellen Kunden – vom ersten Kontakt bis zum endgültigen Verkauf – innerhalb eines CRM-Systems. Es hilft Teams, das Engagement zu überwachen, das Lead-Verhalten zu verstehen und die besten nächsten Schritte zu identifizieren.

Was ist ein CRM für Leads?

Ein CRM hilft dabei, alle Ihre Lead-Daten an einem Ort zu verwalten. Es ermöglicht Vertriebs- und Marketingteams, den Fortschritt zu verfolgen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den aktuellen Status jedes Leads im Verkaufstrichter einzusehen – damit alle abgestimmt und effizient bleiben.

Was ist der CRM-Lead-Prozess?

Der CRM-Lead-Prozess umfasst das Erfassen von Lead-Daten, die Qualifizierung von Interesse und Eignung, die Pflege von Leads mit relevanten Inhalten und deren Konversion in Kunden. Es ist ein strukturierter Ablauf, der Interessenten von der Wahrnehmung zur Aktion führt.

Was sind die fünf Phasen des CRM?

Die fünf Kernphasen des CRM-Prozesses sind:

Datenerfassung – Sammlung genauer Kundendaten aus verschiedenen Kontaktpunkten

Kundenerfassung – Speicherung und Organisation von Kundenprofilen im CRM

Kundeninteraktionen – Verwaltung der Kommunikation über verschiedene Kanäle

Analyse und Strategie – Nutzung von CRM-Daten zur Verfeinerung von Vertriebs- und Marketingstrategien

Feedback und Verbesserung – Kontinuierliche Optimierung basierend auf Kundenreaktionen

Was sind einige Beispiele für CRM-Tools?

Beliebte CRM-Tools zur Verwaltung von Leads und Kundenbeziehungen sind:

HubSpot – Ideal für Inbound-Lead-Tracking und Automatisierung.

Zoho CRM – Starkes Kontaktmanagement für kleine Unternehmen.

Scoro – Kombiniert CRM mit Projektmanagement.

Creatio – Ideal für die Automatisierung der Lead-Generierung.

SugarCRM – Bietet starke Vertriebsanalysen und Prognosen.