Quote-to-Cash zwischen SAP Sales Cloud V2 und S/4HANA Public Cloud: Wer besitzt welchen Beleg?

Wenn ein CRM und ein ERP denselben Verkaufsprozess tragen, entscheidet eine einzige Frage darüber, ob die Integration Jahre hält oder zur Dauerbaustelle wird: Wer besitzt welchen Beleg? Nicht welche Schnittstelle man nimmt oder welches Mapping-Tool, sondern in welchem System ein Angebot entsteht, wo der Auftrag entsteht und wer was ändern darf. Fast jede zähe Quote-to-Cash-Integration, die wir sanieren sollten, hatte am Anfang keine klare Antwort auf diese Frage.

Für SAP Sales Cloud V2 und S/4HANA Public Cloud gibt es eine saubere Antwort. Sie ergibt sich aus den Standard-Integrationsinhalten von SAP, wenn man sie konsequent liest. Hier ist sie, samt den Stellen, an denen Projekte typischerweise stolpern.

Kurzfassung: Jedes Objekt hat genau ein führendes System. Kunden, Produkte und Preise führt S/4HANA Public Cloud; das Angebot führt Sales Cloud V2; der Kundenauftrag entsteht in S/4HANA als Folgebeleg und wird schreibgeschützt zurückrepliziert. Preise werden live in S/4HANA simuliert, statt doppelt gepflegt zu werden. Legen Sie die Statusebene von Angeboten und eine gepflegte Werteliste für Absagegründe fest, bevor der erste iFlow gebaut wird, und vereinbaren Sie, wer welche fehlgeschlagene Nachricht behebt.

Die Besitzmatrix: ein Objekt, ein führendes System

Die Grundregel ist einfach: Jedes Objekt hat genau ein führendes System. Dort wird es angelegt und geändert. Überall sonst ist es eine Kopie, und Kopien sind schreibgeschützt.

Objekt	Führendes System	Im anderen System
Kunden (Geschäftspartner)	S/4HANA Public Cloud	ins CRM repliziert
Produkte	S/4HANA Public Cloud	ins CRM repliziert, dort schreibgeschützt
Preise und Konditionen	S/4HANA Public Cloud	aus dem Angebot live simuliert, nicht im CRM gepflegt
Angebot	Sales Cloud V2	wird in S/4HANA zum Folgeauftrag
Kundenauftrag	S/4HANA Public Cloud	ins CRM repliziert, dort schreibgeschützt

Das Angebot entsteht im CRM, weil dort der Vertrieb arbeitet: Opportunity, Kontakthistorie und Aktivitäten in einer Sicht. Der Kundenauftrag entsteht in S/4HANA, weil dort Verfügbarkeit, Kreditlimit, Logistik und Fakturierung liegen. Der Übergang läuft als Folgebeleg über die Standard-iFlows der SAP Integration Suite, veröffentlicht im SAP Business Accelerator Hub als Integrationspaket für Vertriebsprozesse zwischen Sales Cloud V2 und S/4HANA Cloud Public Edition. In der Gegenrichtung erscheint der Auftrag im CRM als replizierter Beleg, den der Vertrieb sehen, aber nicht ändern kann.

Diese Matrix gehört an die Wand des Projektraums, bevor der erste iFlow deployt wird. Sie zählt mehr als jedes technische Designdokument. Das vollständige technische Bild zeigt die Integrationsarchitektur von Sales Cloud V2.

Live-Preisfindung: eine Preiswahrheit statt zwei

Der eleganteste Teil dieser Architektur ist der, der nicht doppelt gepflegt wird: die Preisfindung. Während der Verkäufer eine Position erfasst, wird das CRM-Angebot in S/4HANA simuliert, und der Preis kommt mit Konditionen, kundenspezifischen Preisen, Staffeln und Rabatten zurück. SAP beschreibt die Einrichtung in der Hilfe zur Integration von Sales Cloud V2 mit S/4HANA Cloud Public Edition für Simulation und Übertragung.

Das Stammdatenpaket von SAP kann Preiskonditionen auch ins CRM replizieren. Wir nutzen die Simulation überall, wo die Verbindung es erlaubt. Sobald Preise an zwei Orten gepflegt oder berechnet werden, gibt es zwei Preiswahrheiten, und früher oder später offeriert jemand mit der falschen. Mit Live-Preisfindung gibt es genau einen Ort, an dem Konditionen gepflegt werden, und das Angebot rechnet mit denselben Zahlen wie später Auftrag und Rechnung: kein Abgleichjob, kein unangenehmes Gespräch darüber, warum Angebot und Rechnung nicht übereinstimmen.

Zwei Stolpersteine aus echten Projekten

Die Architektur oben ist aufgeräumt. Nach unserer Erfahrung sind Projekte nicht an der Technik gestolpert, sondern an zwei fachlichen Details, die vor dem Bau niemand geklärt hatte.

Stolperstein 1: Der Gewonnen/Verloren-Status lebte auf zwei Ebenen. In einem Projekt führte das ERP den Angebotsstatus auf Kopfebene: Ein Angebot ist gewonnen oder verloren. Das CRM führte denselben Status pro Position, weil ein Kunde drei von fünf Positionen bestellen kann. Beides ist vertretbar, beides gleichzeitig ist Gift. Die Win-Rate-Auswertung im CRM zählte Positionen, das ERP-Reporting zählte Köpfe, und der Geschäftsleitung wurden zwei Zahlen gezeigt, die weit auseinanderlagen. Legen Sie die Statusebene einmal fest, identisch auf beiden Seiten, bevor das erste Integrationsstück gebaut wird. Sie nachträglich zu ändern kostet ein Vielfaches.

Stolperstein 2: Absagegründe als Freitext. Warum wurde ein Angebot verloren? Mit einem Freitextfeld bekommen Sie «Preis», «zu teuer», «Preis zu hoch», «Konkurrenz günstiger» und vierzig weitere Varianten desselben Grundes, und das Reporting ist tot, bevor es beginnt. Absagegründe gehören in eine gepflegte Werteliste, auf beiden Seiten identisch gemappt, mit einer verantwortlichen Person, die neue Werte freigibt. Eine Stunde Governance in der Konzeptphase erspart Jahre nutzloser Auswertungen.

Enthalten Ihre Angebote konfigurierbare Produkte, gilt dieselbe Besitzlogik für die Konfiguration; wie, zeigt unser Beitrag zum Offerieren konfigurierbarer Produkte mit Sales Cloud V2 und AVC, und wann SAP CPQ zu S/4HANA Public Cloud nötig ist behandelt den anspruchsvolleren Fall.

Überwachung: wer behebt was

Replikation bedeutet asynchrone Nachrichten, und asynchrone Nachrichten schlagen hin und wieder fehl: ein Kunde ohne gültige Mehrwertsteuernummer, ein gesperrtes Produkt, ein Mappingwert, den es auf der Zielseite nicht gibt. Das ist normal. Nicht normal ist, wenn es niemand bemerkt.

Die Nachrichtenüberwachung der Integration Suite zeigt jede fehlgeschlagene Nachricht mit Nutzlast und Fehlerursache. Dazu gehört ein Alerting, das eine benannte Person erreicht, statt in einem Sammelpostfach zu verstauben. Und dann die Zuständigkeitsfrage, die Sie vor dem Go-Live klären: Der CRM-Administrator behebt, was im CRM entsteht (Angebotsdaten, fehlende Pflichtfelder, Wertemappings auf CRM-Seite); der ERP-Key-User behebt, was im ERP wurzelt (Stammdatenfehler, Konditionsprobleme, gesperrte Geschäftspartner). Ohne diese Aufteilung wandert jede fehlgeschlagene Nachricht zwischen zwei Teams hin und her, bevor jemand sie anfasst.

Die eine Regel, die alles zusammenhält

Wenn Sie aus diesem Artikel einen Satz mitnehmen, dann diesen: Derselbe Belegtyp darf nie in zwei Systemen änderbar sein. Sobald ein Auftrag im CRM und im ERP geändert werden kann, beginnt das Wettrennen der Versionen, und die Integration wird zum Schiedsrichter, der nur verlieren kann. Die Standardintegration von SAP setzt diese Regel weitgehend selbst durch, weil replizierte Belege auf der anderen Seite schreibgeschützt sind. Widerstehen Sie jeder Anforderung, sie über eine Erweiterung aufzuweichen; die Ausnahme, die sich heute bequem anfühlt, ist der Datenabgleich-Workshop von übermorgen.

Hier treffen sich auch Finanzen und Vertrieb, darum planen wir Quote-to-Cash mit ERP- und CRM-Beratern im selben Raum; unser Leitfaden zum besten SAP-Partner für Cloud ERP und CRM in der Schweiz erklärt, warum das zählt, und der integrierte Stack aus S/4HANA Public Cloud und Sales Cloud V2 zeigt das Gesamtbild.

Häufige Fragen

Können Aufträge auch direkt im CRM angelegt werden?

Technisch ja: Sales Cloud V2 kennt den Kundenauftrag als Objekt, und der Standardinhalt von SAP kann ihn nach S/4HANA replizieren. Wir empfehlen trotzdem Angebot im CRM, Auftrag im ERP, weil der Auftrag Verfügbarkeit, Kreditlimit und Logistikdaten aus S/4HANA braucht. Ein im CRM erfasster Auftrag ist bestenfalls eine Vorerfassung, die im ERP noch einmal geprüft wird, und damit ein Ort mehr für die Datenpflege.

Werden Angebote aus S/4HANA Public Cloud zurück ins CRM repliziert?

Nicht als Angebote von Sales Cloud V2. Der Standardinhalt kann aus einer Opportunity ein Folgeangebot in S/4HANA anlegen und hält die Referenz an der Opportunity fest, aber im ERP erstellte Angebote werden nicht zu CRM-Angeboten. Ein Grund mehr, Angebote im CRM entstehen zu lassen, damit die Vertriebssicht vollständig bleibt.

Was ist mit dem Aussendienst ohne Netzabdeckung?

Die Live-Preisfindung braucht eine Verbindung zu S/4HANA. Offline erfasst der Aussendienst Positionen und Mengen, die verbindliche Preisfindung läuft, sobald das Gerät wieder online ist. Für das Kundengespräch hat sich bei uns ein Richtpreis am Produktstamm bewährt, klar als unverbindlich gekennzeichnet.

Was passiert, wenn eine Replikation fehlschlägt?

Die Nachricht bleibt mit Nutzlast und Fehlerursache in der Nachrichtenüberwachung der SAP Integration Suite und kann nach der Korrektur erneut verarbeitet werden. Entscheidend sind das Alerting und eine vorab vereinbarte Aufgabenteilung: der CRM-Administrator für Ursachen im CRM, der ERP-Key-User für Stammdaten- und Konditionsfehler. Dann ist ein solcher Fehler eine Sache von Minuten, nicht von Wochen.

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Sie planen die Integration von Sales Cloud V2 und S/4HANA Public Cloud, oder Ihre bestehende produziert zwei Wahrheiten? Wir hängen die Besitzmatrix gern mit Ihnen an die Wand. Liegt S/4HANA Public Cloud noch vor Ihnen, beginnen Sie mit dem S/4HANA Readiness Assessment. Sprechen Sie mit unserem Team.